AI kann helfen, Dokumente auszuwerten, Informationen schneller zu finden und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen. Dafür benötigen viele Anwendungen Zugriff auf vorhandene Unternehmensdaten.
Gerade kleinere Unternehmen stehen deshalb vor einer berechtigten Frage: Welche Informationen dürfen wir überhaupt mit einem AI-System verarbeiten?
Die Antwort hängt davon ab, um welche Daten es geht, welcher Dienst eingesetzt wird und wie die Informationen verarbeitet werden.
Nicht alle Unternehmensdaten sind gleich
Öffentlich verfügbare Produktinformationen stellen andere Anforderungen als interne Kalkulationen, vertrauliche Verträge oder personenbezogene Kundendaten.
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Dafür braucht es unter anderem einen festgelegten Zweck und eine geeignete Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung ist dabei nicht immer erforderlich.
Aber auch Daten ohne Personenbezug können schutzbedürftig sein – etwa Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Kundeninformationen.
Was passiert mit den Daten?
Bevor ein externer AI-Dienst eingesetzt wird, sollten Unternehmen verstehen, was mit ihren Informationen geschieht.
Wichtige Fragen sind:
- Werden Eingaben gespeichert oder für das Modelltraining verwendet?
- Wo werden die Daten verarbeitet und wer erhält Zugriff?
- Welche vertraglichen Vereinbarungen sind erforderlich?
- Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt?
- Wie können Informationen gelöscht oder Zugriffe eingeschränkt werden?
Die Antworten unterscheiden sich je nach Anbieter, Produkt und Konfiguration.
Ein Unternehmenszugang kann bessere Kontrollmöglichkeiten bieten als ein frei verfügbares AI-Tool. Er garantiert aber nicht automatisch DSGVO-Konformität.
Datenschutz beginnt bei der Konzeption
Eine verantwortungsbewusste AI-Lösung sollte nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgabe benötigt.
Ein interner Wissensassistent muss beispielsweise nicht sämtliche Unternehmensdokumente kennen. Stattdessen können geeignete Datenquellen ausgewählt und vorhandene Zugriffsrechte berücksichtigt werden.
Auch die Entscheidung zwischen einem externen AI-Dienst und einer stärker kontrollierten Betriebsumgebung gehört zur technischen Konzeption.
Solche Maßnahmen können Risiken reduzieren. Sie ersetzen jedoch nicht die Prüfung, ob die jeweilige Datenverarbeitung rechtlich zulässig ist.
Ergebnisse müssen überprüfbar bleiben
Neben dem Schutz der Daten spielt die Qualität der Ergebnisse eine wichtige Rolle.
AI-Systeme können Informationen falsch interpretieren oder überzeugend klingende, aber unzutreffende Antworten erzeugen.
Quellenangaben, gezielte Qualitätsprüfungen und menschliche Freigaben können helfen, solche Risiken zu begrenzen.
Welche Maßnahmen sinnvoll sind, hängt davon ab, wofür die Anwendung eingesetzt wird und welche Folgen Fehler haben könnten.
Ein verantwortungsvoller Einstieg ist möglich
Unternehmen müssen nicht grundsätzlich auf AI verzichten, sobald interne oder vertrauliche Informationen beteiligt sind.
Entscheidend ist, frühzeitig zu klären, welche Daten benötigt werden, welche Verarbeitung zulässig ist und wie die Informationen geschützt werden können.
Verantwortungsvoller AI-Einsatz beginnt nicht mit der Auswahl eines Tools, sondern mit dem Verständnis der Daten und ihrer Nutzung.
Was bedeutet das für deine Daten?
Im AI Data Check kannst du typische Dokumente und AI-Dienste vergleichen. Du erhältst eine konkrete Ersteinschätzung zu Handlungsmöglichkeiten und Risiken.
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